2022年接电话也有大学问（全文）

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接电话也有大学问

办公室里接电话事小，但电话里交流的事可能不小，一部电话用的好坏就能够影响到工作是否上传下达。因此如何接好电话是机关工作人员的一门必修课。

因为每个单位的电话号码都存在着连号的现象，刚开始小管接电话的时候老是记混，为此闹出了不少笑话和尴尬。好在小管后来对着号码下了一番狠功夫，现在已经是烂熟于心了。

“做办公室工作，记忆是基本功，很多比如重要通知、文件、材料等要了熟于胸，做到张口就来，有时候就是要做领导的移动“掌中宝”，这也是“三服务”的内在要求。记电话号码只是一个方面，对常联系的领导和部门，需要熟记他们的联系方式，一看就知道是哪里打来的，‘心中有数’才能‘心里有谱’。”

“主任，您说的是，之前确实是自己偷懒了，现在基本不会搞错了。”

记电话号码只是入门，最关键的还是电话里说的内容。这一天上午的电话特别多，小管有点应接不暇，咨询业务的、部室要材料的、领导安排工作的、文件处理的，弄的小管火烧屁股——坐不住。

“是XX局办公室吗？”

“是，您哪里？”

“您好，这里是组织部三科，有个通知，明天上午9点在组织部东一会议室召开会议，要求单位主要负责人参加。”

“好的。”

“主任，您回来了，刚才组织部三科打电话明天九点东一会议室，让田书记参加会议。”

“组织部三科？哪个三科？什么内容？”

“这个，我没问，组织部有好几个三科吗？”

“是的，组织部干部三科负责考察全市的领导班子，了解市直单位的年轻干部等工作；
公务员三科负责全市干部、公务员考核评价等有关事项；
而组织部三科负责全市的农村基层组织建设的指导工作，所以有很大的不同。现在看来，一把手需要参加的，干部三科的可能性比较大，你看看电话号码是不是？”

“主任，还真是干部三科的电话，我一忙就把查电话号码这事给忘了，下次一定注意。”

“所以说啊，接电话更重要的是电话后面的脑袋，关于接电话的几点注意事项，我给你罗列一下。”

一是不仅要脑记，还要用笔记。“好记性不如烂笔头”就是这个道理，有时候脑子不一定靠得住。就是说遇到一时解决不了的、时间比较急、事情比较重要的，一定要同步记录，办公室事情杂，稍有不注意就可能记混或者疏忽掉了。只要是接电话，就要准备好纸笔记录，记录好关键词和信息，如果没有听清楚或者没有听明白，一定要马上再核实，不要怕麻烦。事前一千种准备总比事后一百种补救要强。

二是不仅要听好，还要说好。打接电话不论是谁，都要说声“您好”或者是称呼职务，这既是一种礼节，也是一种修养。接电话的语气有时候就能反映一个人的态度，不论你说什么，其实对方能感受到你的情绪，一句问候语或者是敬辞就会让对方感到亲切，老话怎么说，“礼多人不怪”嘛。同时，办公室其实也是单位的一个“窗口”，代表着单位的形象，电话那头无论是本单位还是外单位，都得礼貌、热情。

三是注意语调，注意声调。今天上午你打电话的时候，可能是因为信号不稳，你在电话这头一直“喂，喂”声调越来越高，以后这种情况要避免。打电话时的声调也能看出一个人的修养，你这边听不见，那边可能就听得很清楚，在电话掉线的情况下，最好是重新挂断拨通，解释一下。尤其是我们几个人一间大办公室，要换位思考，声音大有可能就会打扰到其他人的思路和工作，显得不稳重。

四是有始有终，分轻重缓急。接完电话，事情讲完了，在条件允许的情况下，要等对方先挂，以防还有事情没交代完毕或者是领导又想起其他的工作安排。如果一时忙不开，可暂时说一声，一会给回过去。今天田书记在这等你给找份材料，你接个电话一两句没说完，让领导等的就有些说不过去，可以先接通，一会再给回过去，忙完手头上要紧的，再进行处理。准备好笔记本，按照事情轻重缓急排个序，做到不漏掉每项工作。

小管认真想了想说：“主任，以后接打电话，我一定多加学习，放低姿态，讲究礼节，服务好工作。”