机关公文课：写好「工作总结」秘法

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机关公文课：写好「工作总结」的秘法

工作总结，是人们对已经走过来的某一阶段的工作，用马克思主义的立场、观点和方法，进行回顾、检查、分析、研究、归纳和提炼，将丰富的感受及片断、零碎的大量感性材料集中起来，使之条理化、系统化，上升到理性认识，以肯定成绩、看到问题、得出经验、找出教训、认识规律、明确方向、指导工作。这就是工作总结。工作总结有单位总结和个人总结之分。这里重点讲一讲写好单位工作总结需要注意把握的几个环节。

一、一定要从工作的实际出发

从实际出发，如实地反映一个单位的工作情况，是写好工作总结的基本要求和首要条件。因此，在写总结之前，必须对工作的全过程进行系统的而不是片断的、深入的而不是肤浅的调查，需要掌握全面的而不是零碎的、具体的而不是原则的情况，需要挖掘能启发人思考、具有指导价值的素材。调查搞得细，素材挖得多，情况吃得透，写起总结来才能得心应手，运用自如。从这个意义上讲，搞好调査，是写好工作总结的基础工程。

在调查的内容上，主要是围绕对“今年（或上半年、前段）形势怎么看，明年（或下半年、下步）工作怎么干”来展开的，着重调查对全年（或当前）基本形势的估价、对存在问题的分析、对做好明年（或下步）工作的意见和建议，等等。有时还需要弄清对总结影响较大的事件，弄清今年与去年、作的相互影响。

在调查的时机上，一般在下级年终（或半年）或搞完总结时为好。这样有利于从下级摆的成绩、的问题、找的教训中，吸取典型生动的事迹和新鲜深刻的观点，使工作总结具有群众基础和一定的广度、深度。

在调查的对象上，主要是领导干部和机关综合部门的负责同志，要尽量多开一些机关干部和基层干部群众座谈会，广泛听取群众的意见。搞省一级的工作总结，大都在市以上单位进行调查；
市一级的工作总结，大都在县、乡单位进行调查，以此类推。在调查中，要注意典型性与普遍性的结合，好、中、差的单位都要调查。选好了调查对象，要先发“安民告示”,使其做好准备。

在调查形式上，主要是找领导同志个别谈话、召开座谈会和调阅下级的工作总结及有关材料，必要时也可参加下级的工作总结会议。

二、准确把握总结的方向

正确领会上级的指示和领导的意图，是准确把握工作总结方向的前提和关键。因为，参加写总结的同志，受到思想水平、政策水平、工作范围、工作经验以及对情况的了解等条件的限制，不可能一下子就能对上级的指示、要求理解得很深刻，对本级领导的意图吃得透、领会得好。这就需要注意以下几点：

1.要努力学习党的路线方针政策和上级党委、领导的有关指示精神。这种学习不同于平时参加政治学习，它需要站在党委的角度，本单位领导的角度，指导整个单位建设的角度，进行全方位的学习和思考。学习上级文件和指示精神，一般要思考这样几个问题：主要精神是什么？提出的重要思想和原则有哪些？联系实际，在领导工作、单位建设中应注意和解决什么问题？如何把主要精神和思想、原则贯穿并体现到总结中去？

2.要认真研究、深刻领会本级党委和领导对写总结的指示。从一定意义上讲，一个单位的工作总结，是本单位领导的思想、领导意图、领导决策的体现。参加写工作总结的同志，虽然是具体执笔者，但绝不可随心所欲地想怎么写就怎么写，必须遵循领导的指示。通常的半年或年终工作总结，主要领导同志或分管领导事先都有所考虑，有个基本思想，多数情况下党委常委也要先议个意见。对这些思想和意见，首先要学习好，要吃透，多研究几次。另外，还要把党委常委半年或一年来研究决定的主要问题，联系起来思考；
把党委常委会议纪要和有关文件以及领导在平时调查研究、会议和工作中的发言、谈话、讲话等，进行系统的学习研究，深化对领导关于总结的指示的理解，并从中体会领导思想的连续性及整个意图。

3.要早进入情况，在领导意图形成之前，提出建议，当好参谋。领导意图在形成过程中，一般要征求有关业务部门的意见。这时，起草者就可以来个“抛砖引玉”，根据上面的精神、下面的情况和领导平时的思想，提纲挈领地提出写总结的建议；
在听取领导的审查意见时，进一步体会领导的思想，深刻领悟领导的意图。

4.要全面、准确地领会好领导的原则意见和不同意见。在领导同志讨论、审查总结初稿或提纲的时候，往往会从不同的角度谈看法、提意见；
有时也可能只讲些思想要深刻、高度要上去、内容要充实、文字要压缩等原则意见。对这些意见，一定要全面、准确地理解，实事求是地认识和分析，妥善做好统一思想的工作，尽可能地把各种意见积极地吸收进来，充分地体现领导的意图，尽量使每个领导都满意。

三、切实理顺总结的思路

在全面了解实际情况和明确总结方向的基础上，要研究好工作总结的思路。路子通了、顺了，写起来就省劲多了。研究总结的思路，通常要把握住七个问题。

1.要根据上级指示、领导意图、调査的材料与实际情况，确定总结的指导思想、中心和重点。

2.要根据确立的中心、重点和客观材料，在总结所要表述的总的观点指导下，确定写哪几个部分。

3.要根据事物内在的联系，确定各个部分之间、部分与中心之间的关系。

4.要根据各部分之间的关系、总结的重点和逻辑规律，确定各个部分的次序。

5.确定总结的中心和重点时，起点要高，落点要实，要抓住全局上需要的、有现实意义的、迫切需要解决的关键性问题，使主题具有时代性、思想性、针对性和指导性。必要时可把中心思想的观点体现在总结的大标题上。

6.结构要为内容服务。工作总结特别是年度工作总结的基本形式是“老三段”，即基本情况、经验体会、今后意见等，但这不是写工作总结的固定格式。俗话讲，“文无定法”。结构形式要根据内容和需要突出的重点问题而定，有时用“三段式”，有时用“两段式”，有时用“四段式”；
有时按照情况、经验、意见的顺序写，有时把几个方面概括起来，抽出几个问题写。总之，要从结构的安排上，能够看出突出什么问题，强调什么问题，说明什么问题。

7.对初步确定的主题和结构，既要敢于坚持，又要允许反复。有时费了很大的劲，才把主题和结构确定下来，但由于领导对某个问题的认识有变化，提岀改变主题和整个结构的意见。这时，起草者要冷静，认真分析研究领导的意见，择善而从，切不可从情绪出发，或固执己见，或盲目服从。总体思路确定下来后，要拟定写作提纲和计划，经党委常委或分管领导同意后，即可动笔。

四、努力提升总结的高度

一个单位的工作总结能否站在一个较高的层次上，使人听后给人以高屋建令瓦的感觉，是总结写作成功与否的一个关键性问题。为此，我们起草总结的过程中，必须紧紧把握以下几点：

1.关注全局，突出重点。这里所说的全局不仅仅是本单位工作的全局，而是更大范围的全局。关注的全局越大，站立点就必然越高’对本单位工作内在规律的认识、把握就越深越好。工作总结，最怕“总”不起来，照顾不到“面”；
但又最忌讳“全搞面面俱到，抓不住重点。写总结时，所谓成绩要说够，问题要点透，经验要找准，任务要讲明，就是要对成绩、问题、经验、任务高度概括。成绩要说够，是指对成绩的估价要有足够的分量，不是说得越多越好；
问题要点透，指对存在的薄弱环节要有充分的认识，把要害的和倾向性的问题指出来，不是点得越全越好；
经验要找准，是指找最管用的、指导性最强的经验体会，找得越像自己越好；
任务要讲明，指要把干什么、怎么干讲得明明白白、清清楚楚。比如，写党委工作总结，特别是写成绩和任务部分，常常涉及政府工作几条，有时分管领导和部门也要求照顾到某项工作。如果一般对待，不加区别地把各项工作平摆起来，是写不好的。在这种情况下，就要全面衡量，从全局岀发，区别主次，分清轻重缓急，把主要问题突出出来，把重点工作突出出来。以上这些，如不站在全局的高度，就无法做到。

2.精心提炼，体现特点。“一般化”是撰写工作总结的常见病。追究起来，就是缺乏对思想、经验的提炼，缺乏自身独特的东西。在起草总结的过程中，往往会进入这样的“误区”:大家辛辛苦苦干了一年，这也不错，那也很好，什么经验都想总结，结果写出来的只能是“一般化”，平平淡淡，既无亮点，也无高度。事实上，一年之中，不一定提出的每个思想、每项要求都那么符合实际；
一个单位不见得方方面面的经验都过硬，即使什么都不错，也不可能什么都总结。所以，参加撰写工作总结的同志一定要防止进入这个“误区”。要在众多的思想、经验中选择好思想、好经验，从中提取“精品”，把最有新意、最能体现本单位水平、特色的东西抓住，写实，写精。

3.以纲带目，画龙点睛。这里所说的“纲”，指的是思想和观点，“目”指的是材料。以纲带目，就是用观点统率材料；
画龙点睛，就是观点鲜明，恰到好处。观点、思想，是工作总结的眼睛，而且是对总结水平高度的一个直接体现。用好一个观点，往往能省很多文字。用观点统率材料，首先，要使观点很鲜明，有“使人眼前一亮”之效果，起到带动材料的作用；
其次，材料要非常自然地为观点服务，使其融会贯通，浑然一体，而不“两张皮”；
还有，观点和材料的结合，要采取灵活多样的方式，可以先亮观点，也可以先摆材料，还可以夹叙夹议，使观点跃然其中。

4.详略得当，裁剪合理。该详则详，该略则略，恰当地使用素材，这是提高总结写作水平、提升总结高度的一个重要方面。如语言要归纳、提炼，避免冗长的议论和叙述；
事例要精选，避免堆砌罗列；
繁简要得当，有特色的见解要适当展开，一般认识要尽可能地简明扼要；
等等。这些从理论上都好明白，但有时实际处理起来就比较难。例如一项工作、一项活动开展以后，肯定会有不少的成果。如何把这些成果体现在总结里面，用哪个，舍哪个，哪个详写，哪个略写，这里面是有学问的。处理得好，各方面都满意；
处理不好，就会造成不必要的矛盾。一般规律是，工作总结的范围越大，详写的机会越少，尤其是综合性的工作总结，对具体工作和典型事例很少展开写，大都是略写或简写。

5.精确表述，言简意赅。准确、精练的表述，是写好工作总结的又一要素，也是高度概括的必然要求。无论是分析形势,还是评价工作，无论是部署任务，还是提岀要求，表述都必须非常精确，否则就会带来工作指导上的失误。具体来说，就是要做到六个字：明白、实在、确切。明白，就是层次分明，文字简洁、明确，不拖泥带水、含混不清。实在，就是用事实说话，道理讲得充实，并且留有余地，语言朴实，注意分寸。确切，就是时间、地点、单位、人名、例证、情节，包括语法、修辞等方面，都要注意准确性、逻辑性。

五、尽量挖掘总结的深度

工作总结既要有高度，又要有深度。其深度就在于“出思想”“出政策”“出经验”。思想性是总结的灵魂，是深度、分量和质量之所在。因此，挖掘总结的深度重点要把握好以下四个方面。

1.要善于在形势分析中找出带规律性的东西。工作总结概述基本形势是必要的，但立足点应在“分析”上。分析的关节点应在"透彻”上，离开透彻分析的情况，对人们是没有多少启迪的。

2.要善于根据新情况、新任务、新问题，提出总要求。面对新形势下出现的新的情况和问题，面对新年度部署、调整的工作任务，党委和领导机关需要有个宏观上把握的东西，以利于高屋建令瓦地指导单位。这就是工作总结所体现的完成年度工作任务的总体的要求。

3.要善于研究、提出本级范围内的政策性措施。研究政策性措施，是起草人员为党委和领导出“大主意”，当“高参”。在党委工作总结中涉及的政策性措施比较多，如把领导的主要精力集中到抓基层、打基础上来的措施，稳定干部思想、解决干部实际问题的措施，帮助自补能力弱的县队解决困难、发展生产的措施。

4.要善于解决单位建设中的倾向性问题。在党委工作总结对单位建设中暴露的倾向性问题，如作风不深入，工作不落纪律、制度松弛，搞形式主义、弄虚作假等，要集中进行剖提出防止、克服和解决的办法。对解决倾向性问题的表述要

注意这样几点：一是要从正面回答问题，既要坚持原则性、战斗性，又要动之以情，晓之以理，着眼于县结鼓励，着眼于调动积极因素。二是提出的办法和措施要有预见性，不能就事论事，不要局限在具体问题的解决上，要着眼于建设，着眼于长远。三是要注重从领导、机关的高度认识问题、提出问题、回答问题，着眼于提高领导和机关分析、解决问题的能力和水平。

六、重视总结初稿的修改

工作总结的头遍稿出来后，大量的更艰苦的工作还在修改上。工作总结没有一遍成功的，有的写三稿、四稿，有的甚至写十几稿。一些思想性、指导性比较强，反映比较好的总结，大都是经过反复修改的。可见，修改的作用在工作总结的写作中是不可小视的。

1.思想上要有反复修改的准备。树不修剪不茂盛，文不修改不精粹。伟大的先哲对问题的认识也不可能一下子就很深刻。文学巨匠的著名作品也不可能是一下笔就尽善尽美的。任何文章都不可能不加修改地一次写好。起草工作总结，更要有这样的认识，这样的思想准备。如果初稿写出来就交差，或者改上一两遍，就不耐烦，是写不好工作总结的。

2.要积极参与集体修改。“三个臭皮匠，赛过诸葛亮”，一个人再高明，总有他的局限性。修改工作总结，一般都是集体研究修改，首先要积极思考，主动谈看法，不要怕别人说你水平不高。因为你的发言既能启发别人，又能衡量和评价自己的看法。集体修改产生不同意见是正常的，有时发生争论，一个小时也改不了几个字。但是，把矛盾摆出来，意见统一了，问题解决了，总结的水平就会提高一大步。如果大家都当“闷葫芦”,既影响总结的质量，个人也得不到提高。

3.要善于征求和采纳群众的意见。总结稿经过分管领导审查或起草小组修改过以后，必要时还要向机关或单位征求意见，有时还要专门发给下级党委或有关同志进行修改。这时收集的意见，大都经过认真思考甚至深思熟虑的，一定要以积极的态度对待。通常有三种情况需要处理好：一是对整体结构不变，个别文字或部分内容作调整的意见，原则上都要吸取，并认真加以采纳。二是对有些互相抵触，甚至是针锋相对的意见，要进行分析，拿出主见，加以取舍，积极修改。三是改变结构或思路的重大修改意见，要取积极而慎重的态度，一般要在修改小组研究的基础上，报分管领导或由领导集体研究决定。

七、防止和克服几种倾向

1.要防止把工作总结写成平铺直叙的流水账。工作总结的目的是通过回顾前一段的工作实践，总结成功的经验和失败的教训，使大家对本单位工作的认识从感性上升到理性，进一步增强工作的积极性和创造性，进一步提高工作的站立点，进一步明确以后的努力方向。如果只是把做过的工作像念流水账一样，一项一项平铺直叙地历数一遍，使人听后如同喝了一杯白开水，是达不到上述目的的。固然，工作总结必须讲一讲做过的工作，但是不能用过多的笔墨去讲做了什么，而要重点讲清为什么做，有什么成果和经验教训，从中得到哪些启发。

2.要防止讲成绩滔滔不绝，讲问题寥寥数语的倾向。一般情况下，一个单位的工作成绩总是主流，缺点总是支流，讲成绩时用的笔墨多一些，也属正常；
但是，有的工作总结讲问题则过于简单。有的是讲虚的，不讲实的；
有的是讲笼统的，不讲具体的；
有的是讲表面的，不讲深层的；
有的是讲上级知道的，不讲上级不知道的；
有的是讲轻的，不讲重的；
有的是把需要改进纠正的，讲成需要“进一步加强”的；
等等。总之，在讲问题时，总是避重就轻，避实就虚，扭扭捏捏，护短遮丑。

3.要防止赶时髦、扭角度、硬拔高的倾向。为了跟形势，赶时髦，把形势变化之前干的工作，按照当前新形势的新角度、新提法硬扭过来，从而使工作“有创新”,“有突破”，“跟上了”新形势。有的单位在总结提炼工作经验时，搞人为拔高，把今天的认识说成过去的认识，把不自觉的行动说成自觉的行动，把个别人的思想说成大家的思想。其实，这种“超前”、“拔高”的写法，并不能真正提高总结的质量，增强总结的时代感；
只能给大家以“陌生感”和“虚拟感”，使当事者产生“内疚感”和“欠账感”。因为当时并没有那么高的觉悟，硬把“高帽子”扣在头上，内心是很不自在的。

4.要防止把工作总结写成表扬稿的倾向°在一个单位的工作总结中，对一些单位和个人提出表扬是应该的，因为这是为了鼓舞士气需要写进总结的一项重要内容；
但是内容不能太集中，不要为了表扬而表扬。要把需要表扬的单位、人员和内容、事例穿插到相应的经验之中，使总结有骨有肉，既有清晰的条理，又有充实的内容，令人信服，并能受到深刻启发。

5.要防止总结年年写，年年老一套的倾向。大大小小的工作总结每年都要写若干次，特别是年终工作总结，参与写作的同志总感到年年都是那么几条，写出新意很难。于是，有的干脆照搬往年的老框框，填上今年的新内容，交差了事。出现这种倾向，主要有两个原因：一是单位的工作确实没有新方法和新政绩，其经验自然就不可能有新突破；
二是参与写作的同志思路不开阔，研究不深透，难以突破往年写作的老框框。如果是前一种原因，只能是该单位在今后的工作中锐意进取，拿出新政绩，创造新经验，靠秀才笔下生花是无济于事的。如果是后一种原因，那就需要参与写作的同志，对年度工作面临的新形势、遇到的新问题、发生的新变化，做些深入细致的分析和思考，找出年度工作的新亮点，使工作总结为之一新。