老主任交你怎样整理资料，提高写作效率！（全文）

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老主任交你怎样整理资料，提高写作效率！

起草材料确实是一个艰苦的过程，但是牛顿说过：“如果我比别人看得更远,是因为我站在巨人的肩上。”这也说明了一个道理，“他山之石，可以攻玉。”好的材料离不开好的素材，好的素材离不开平时的积累和整理。“一顿吃不成个胖子，一步跨不到天边。”尤其是写作，不能急于求成，就是要脚踏实地，一步一步走，要相信量变引起质变，一切都是积累，厚积才能薄发。

这天，综合法规科的张科长打来电话：“小管，麻烦你把这半年来市政府关于经济运行的通报、市领导关于招商引资的讲话、上级到我们单位调研和我们局关于全市商务领域改革的信息、汇报材料帮我整理一份吧。”

“好的”。作为单位的“一支笔”，张科长可是小管的“偶像”之一，小管一直很佩服他的文采。接完电话后，就开始“翻箱倒柜”，打电话，翻收发文，找电脑里的各种文件夹，打印材料，忙的不亦乐乎，拿着“热乎乎”的材料交到了张科长手里，但还是漏了几份市里领导讲话的材料。

“小管，你平时都怎么归置一些材料？”

“主任，你看，收文处理我放在这个盒子，发文我放在这个盒子。”

“那平时的一些纸质材料，比如会议材料你都怎么放？”

“我参与起草的材料就放在电脑里，其他的都在其他人那里，我这边没有保存。”

“今天张科长问你要材料，但是我看你在各个地方找材料，效果也不是很好。信息时代，电脑存储是一种很好的方式，对我们来说大大提高了工作效率，但是对于经常用的或者是比较重要的，还是需要有一套自己的材料‘字典’。”

“原来整理材料也有窍诀啊”

“是的，不仅会整理很重要，会应用更重要。张科长今天让你帮他整理材料肯定是他写材料要用到的。”

“原来如此，主任，还得请教您，怎样整理材料才能既有效果又有效率呢？”

“对于会写材料而言，不仅仅是说材料写的好，而深层的意思更是如何会找材料。我们每天忙于日常工作，就算晚上苦思冥想，可是哪有那么多“新词”、“新思想”，也不可能每次遇到任务才想起来找“材料”吧，这就靠平时的积累和整理。张科长的文采大家都有目共睹，可是你不知道他背后积累了多少材料。积累资料有很多好处，比如就可以让你马上找到材料，起草材料的时候可以不用那么辛苦等等。”

资料从哪里来？如何整理？如何积累？我们可以从两个方面养成这几个习惯。

一方面是材料的分类整理。

一是按主题分类。这是日常资料我觉得最实用的办法。比如党建的分一类，包括民主生活会、组织生活会、三会一课等材料；
或者是会议的分一类，包括XX工作总结会、XX经验交流会等，把这些材料分为不同的文件盒，随用随取。不论是上传下达，还是组织相关会议，办公室做为“一管总”的部门，各种材料最后都要汇集到这里，不论电子版还是纸质版，所以每次遇到这类情况，工作结束后马上整理，每次一两个，时间长了就会成为一套系统的材料。

二是按时间分类。一年一个总文件，里面按照具体内容再分，这是存档资料我觉得最实用的办法。办公室工作多，很多都是日常工作，材料就具有连贯性、延续性，我们对于哪年做的什么事情，大体都有个印象，资料查找起来也容易，不仅如此，通过时间整理也能一目了然的知道做这项工作的具体时间，就像珍珠项链，一颗颗的串起来就成了一个完整的物件，一件件罗列出来，年底也知道自己这一年忙活了哪些工作。

三是按重点分类。这主要针对每年的重点项目和任务，比如招商引资，第一书记等，工作具有系统性。完整性、连续性，而且这些文件很重要，使用的频率很高，我们就可以单独拿出来，针对这一块我建议还是选用纸质材料存档，尤其是在写材料找数据找思路的时候，纸质版的就比电子版的清楚明了，不用一个个的打开文档。

总之，资料的整理看似简单，其实繁琐，方法和习惯不对，就会浪费自己的很多时间和精力，方法对了就可以省很多事。

另一方面再来说说材料的积累。

一是广泛搜集兄弟地市单位的相关材料。这不是教你投机取巧，而是让你多借鉴、多学习，重点参阅他们的亮点思维、共性方法及可复制、可借鉴的措施办法，这种适合于单位的主要工作，要学会怎么“借力、用力”。

二是重点存储和工作相关的材料。尤其是一些总结、报告材料，按业务或者按主题或者两者兼容地存放有价值的重要文件资料、会议材料、讲话材料及各类信息（可电子版，纸质版），把功夫下在平时，把任务分到闲时，争取做到日积月累，“家中有粮，心中不慌。”

三是留心常识性的资料积累。可以是一些高度概括、浓缩的字和词，可以是指名言警句、谚语古语，或生动的排比句、比喻句等修辞，又或者是政策法规性、名人名言资料等，或者是指精彩的时评、领导讲话等整篇文稿范文等。看内容是否涉及到自己相关的东西。如果是，就找个文件夹留下来。

“主任，您这是给我了一把打开公文宝藏的钥匙啊，以后我就按照您说的办，做好材料的整理和收集工作，肯定能快人一步。”

“你呀，不要想着‘天下文章一大抄’的言论，虽然给你说了几点巧办法，但是你要是不努力，抄都不会抄。多向张科长学习，形成自己的思路，别人也只能是用你的套路。”

“好的，主任，您就放心吧，我马上就回去整理材料，从现在开始，一点点积累。”