办公室接打电话要注意细节

下面是小编为大家整理的办公室接打电话要注意细节,供大家参考。

办公室接打电话要注意的细节

　　打电话应该注意：

　　1、私事长话短说

　　工作时间接打私人电话无可厚非，但是如果说起来没完没了那就是您的不对啦！这么做有两个明显的坏处：第一，空间就那么大，大家都能或多或少地听到您在打私人电话，频繁地或者长时间的私人电话，很容易让人反感，尤其是某些人因工作不顺而心情烦躁的时候，冲您发飙都是有可能的。第二，您的领导会觉得您太闲了，居然有大把的时间打私人电话，那么好吧，给您加活儿妥妥的，外加看您不顺眼！基于这两点，在办公室里，私人电话长话短说，聚焦工作最明智！

　　2、控制音量，注意态度

　　有些人打电话嗓门特别大，这一点的坏处显而易见，周围人说不定都得戴上耳机图个清静，那心里还不讨厌您？没有公德心的标签没跑了！还有的人打电话很情绪化，尤其是作为甲方的公司里很常见。打电话的时候，控制分贝，注意态度，能体现良好的职业素养，是优秀职场人的必备特质。

　　3、汇报交流，能面谈就不要打电话

　　工作中经常会遇到需要和同事讨论交流自己向领导请示汇报的情形。现在聊天软件方便快捷，有些人就懒得动弹啦，啥事儿都电话解决。其实这是个不太好的习惯，汇报交流这种事儿还是方面进行更妥当。一方面，面对面交流会更详细更具体，也更有成效；
另一方面，当面沟通也显得更有诚意，彰显自己对人对事的重视程度。所以，懒得动不可取，汇报交流这种事最好就不要依赖电话啦！

　　4、事情说完，稍等下再挂电话，或者等对方先挂

　　不要立刻、迅速就挂电话，这是一种礼貌。不信您自己体验一下，别人和您通话后，等您最后一个字刚落音，电话立刻就挂断，那种感觉特别不舒服，好像巴不得赶紧结束谈话一样！挂电话这个动作很细小，但是还是那句老话，细节决定成败，这么一个不经意的动作可能让对方心中留下不满的种子，说不定哪天就给您贴个“令人讨厌”的标签，岂不冤枉？！所以，选择一种礼貌的做法吧，很简单：事情说完，稍等下再挂电话，或者等对方先挂！

　　接电话应该注意：

　　1、电话机旁时刻准备着纸和笔，当对方要您记录一些重点或者要您向您领导汇报一些内容的时候，您会迅速的找到笔和纸记录下来。如果您没有及时记录下来，很有可能在汇报的时候造成错误和疏漏，影响公司的正常工作。而如果您在接听电话的过程中要求对方稍等一下去寻找笔和纸，对方很有可能会认为您对他不够尊重。

　　2、接听电话的时候要足够的专心，在接听电话的时候要停止手上其他的工作和动作，不要一边接听电话一边与身边的人说话，这样电话那边的人会觉得您不尊重他。

　　3、接听电话的时候一定要坐姿端正，不要东倒西歪。因为不同的坐姿所发出的声音也有所不同，另外坐姿不正确手中的电话容易滑落，对方会认为您不尊重他。

　　4、如果可以，请在接听电话的时候要面带微笑，即使对方看不到您，也能感受到您的热情。

　　5、要在电话铃声响起三声以内接听电话，如果超过六声才接听电话您需要对对方表示歉意。