办公室行政管理工作的“角色”与效率提高

摘要：本文分析了办公室行政管理的职能，阐述了办公室行政管理工作的关键要素，在此基础上提出了提升办公室行政管理工作效率的对策。

关键词：办公室行政管理管理工作；角色；效率

一、办公室行政管理职能阐述

第一，助手角色。在企业日常办公之中，办公室管理担任着助手的角色和职能，这种角色在企业领导和决策层需要制定新的方案和决策时显得尤为重要，此时需要办公室锐意创新、锦上添花。办公室就如同企业领导者的左右手，一方面需要在企业重大决策的过程中发挥辅助作用、扮演信息提供者的角色，另一方面则需要经常性地帮助单位领导提出一些具有创新性和可行性的意见和建议，真正地发挥助手作用，成为企业领导者的得力辅助。总的来说，办公室就是企业领导者的智囊团。此外，办公室工作人员要准确进行自身职责定位，能够及时准确地收集信息并进行有效地整理挖掘，使得信息能够突出主題要求、围绕特点问题，能够在领导决策过程中发挥重要价值。

第二，参谋角色。日常办公中办公室在担任助手角色之余，还要主动地承担起参谋的职责。企业和领导计划出台相关政策的时候，办公室需要紧跟步伐，进行信息调研和实地考察，给相关领导提供决策的支持证据。一个正确决策的提出单凭领导的力量是难以有效完成的，更需要办公室主动搜集信息、综合整合和挖掘信息，并在领导决策的过程中出谋划策，从而制定出最适合、最恰当的决策和制度。

第三，执行角色。办公室在行政管理中还要承担执行职责，需要及时地将领导做出的决策通知下去，使得上级部署的工作方针、工作流程完整、详尽地传递到下层中去，同时还要负责监督政策的落实情况，并进行检查和合适，办公室在完成这些工作的过程中起到了组织和执行的作用。事实上办公室执行能力的强弱直接关系到企业新政策能否顺利实施和落实。

二、提升办公室行政管理工作效果的关键因素

第一，要有奉献的精神。办公室工作事无巨细、繁琐零碎，但是不论事情大小，办公室工作都要秉承一丝不苟的工作精神，认真对待每一件工作事务。在处理办公室行政管理工作时要有牺牲小我的精神，以笔者多年的工作经验来看，无论在办公室工作中担任什么职务和职责，都需要有无私奉献的精神和品质。

第二，要有精益求精的品质。有人认为只要态度认真，那么没有人会做不好办公室行政管理工作。实则不然，办公室工作需要细致入微的工作品质和深入观察、洞悉的工作能力，日常工作看似简单，实则非常琐碎，需要高质量、高效率地完成各项工作并协助好各个部门。办公室行政管理工作的开展需要一套完善的工作制度和流程，保证办会、办事、办文工作都有章可依。

第三，要有量化处理的能力。办公室行政管理工作兼顾原则性和灵活性，在执行政策的过程中要做到坚守原则，但是面临具体实施过程中的一些情况还有灵活和机动，否则决策执行可能达不到应有的效果，最后导致事倍功半的效果。因此，办公室量化管理应该以制度依据为依托，根据不同部门、不同岗位的人要采取不同的管理办法。

第四，要有良好的心态。不论做什么工作，心态都是最重要的，办公室行政管理工作也是如此。由于办公室工作琐碎繁杂，并且和各个部门都有关联，在日常工作开展中难免会有矛盾和摩擦，此时办公室人员就需要以健康的心态进行调整，以超强的服务精神应对工作中的万变。不论遇到什么情况，都要以平和、宽容和从大局出发的心态进行调节，并找到针对性的接解决策略，为决策执行达到应有的效果而努力，用乐观积极的工作态度去感染基层和群众。

三、提升办公室行政管理工作效果的对策

（一）抓住工作中心

以本职工作为切入点是办公室行政管理工作开展的中心。一些办公室工作人员受到本部门工作协调特征明显的影响，一味地通过协助他人工作要展现自己的工作态度和工作意见，但是却丧失了办公室行政管理工作的中心，这是一种本末倒置的行为。只有做好本职工作，才能在此基础上力所能及帮助他人。办公室工作人员应当紧紧把握本职工作，将自身细致和繁琐的工作做好，然后再去协调其他部门和工作人员的工作开展。在本职工作开展的过程中，要循序渐进，不可强求一蹴而就，从繁杂的工作体系中找到一个突破口，这样再进行工作开展就会轻而易举。

（二）突出工作重点

办公室行政管理工作内容非常多，在工作中一定要把握工作，切忌盲目开展，否则会使得办公室工作陷入低效的怪圈。抓住工作重点能够在很大程度上提升工作效率，使得工作开展达到事半功倍的效果。管理工作最为突出的特色就是每天都要和人打交道，办公室管理工作的工作对象自然也是企业上下所有员工。因此，为了将工作做好，就必须坚持以人为本的工作理念，将每一个员工的工作积极性调动起来，使得工作开展更为顺利。

（三）把握工作难点

任何一项工作的开展都不会顺风顺水，办公室行政管理工作更是如此，在工作中必然会遇到一些难点，研究发现办公室工作中的最大的难点就是提升服务。办公室工作所有的要求体现在对办公人员的要求都可以归结为点：工作人员要有专业的工作素养和较强的工作能力。办公室工作看起来平凡，但是对企业的发展却是不可忽视的一个环节，要在平凡的工作岗位上发挥重要的作用并非易事。

（四）重视团队打造

办公室行政管理工作总结来说就是“事无巨细皆为大事”，虽然彼此之间有职责上的分工，但是办公室从总体上来说是一个团队，需要将团队的作用充分地挖掘出来，办公室行政管理工作开展中要注重团队力量的挖掘，加强人和人之间的合作，做到优势互补，通过和谐的工作氛围来帮助学生开放思路、汇聚创意，最终达到提升工作效果的目标。

参考文献：

[1]王振海.企业行政办公室管理工作的体会与思考[J].建筑设计管理，2001（1）：34-36.

[2]朱中杰.做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].科学咨询，2010（25）：69.

（作者单位：武汉大学后勤集团）