浅析行政机关公文管理与保密工作

摘 要：作为具有法定权威和法律效力的行政文书，公文对于保证行政机关运作效率，维护行政机关信息安全和管理秩序有非常重要的作用。行政机关要正视当前公文管理中存在的问题，从管理意识、队伍建设、制度建设等方面入手，切实提高公文的管理工作的规范性和安全性，提升行政机关的管理效率。

关键词：行政机关 公文 管理 保险

作为具有一定规范格式与法律效力的正式文书，公文不仅是行政机关传达贯彻我党与政府具体路线、政策、方针的重要工具，更是各级行政机关与上下级机构对具体任务进行布置、指导、商洽、答复、报告、交流的重要手段，在行政机关信息传输与实施领导过程中发挥着至关重要的作用。虽然近些年来我国行政机关已经开始在实际工作环节中开始以规范化的规章制度加强对公文的管理，然而由于受到人员素质、涉密文件数量等因素的影响，行政机关公文的管理和保密工作质量至今仍然与行政机关发展需求存在一定的矛盾。基于此本文以行政公文及其重要性为切入点，剖析当前公文管理中存在的主要问题，探讨如何进一步提高行政机关公文的保密管理质量。

一、公文管理及其重要性

公文是专门用在行政机关工作环节中对各部门实施管理、协调、申报与监督工作的行政文书，是具有一定法定权威及法律效力的规范性文书。在我国，公文拥有统一行文格式、规则及管理措施，其主要作用则主要体现在报告、通知和请示三个方面。行政公文管理主要是行政机关由公文形成开始，对其传递、执行、存储、归档及销毁这一完整周期实施处置的完整过程。对行政机关来说，公文管理和保密工作重要性主要体现在以下方面：首先，行政公文管理和保密工作承载着国家涉密信息安全的重要责任，对保证行政机关安全和稳定具有非常重要的作用。其次，行政公文管理和保险工作能确保行政机关有效运转，切实提高机关的工作效率，可避免因信息传输导致的方向性错误。最后，公文管理和保密工作能够提高行政管理的效率，保证行政工作处理时的精简高效和规范准确，让关键信息能较为有效、迅速的得以传输和贯彻执行。

二、行政机关公文管理和保密工作中存在的主要问题

随着行政机关管理体制改革的不断深入，公文的管理和保密工作也取得了一定的成绩，然而随着我国社会的发展及管理体制深入发展，公文的管理和保密工作至今仍然存在一定的问题，具体来说，其主要包括：首先，公文的保密意识较为淡薄。至今为止，行政机关工作人员普遍认为公文的保密管理工作属于特定机构或部门，对于公文的管理和保密工作重要性、措施、方法缺乏客观、科学的认识，导致公文的泄密现有时有发生。其次，公文管理缺乏有效科学的考核机制。目前我国行政机关对公文收发人员岗位职责及工作内容缺乏科学的认识，导致公文处理无法纳入考核系统，无法以激励制度提高相关工作的质量。第三，公文的保密管理队伍建设较为落后。新发展形势之下，行政机关内部专职公文行政管理人员普遍缺乏，公文行政管理人员的流动性较大，普遍缺乏相关工作经验或培训。最后，网络监控力度不足。信息时代让行政机关公文管理更加信息化和自动化，然而很多机构却缺乏公文网络管理细则，导致公文在网络肆意传阅，公文网络泄密的几率较高。

三、行政机关公文管理和保密工作发展策略

要想做好行政公文的管理和保密工作，行政机关必须要树立公文管理意识，加强公文管理队伍建设并处理好公文的使用与其保密管理间的合理关系，只有这样才能提高行政机关公文管理和保密工作效果。

首先，树立公文管理保密意识，开展公文保密管理宣传。行政机关作为涉密公文管理和保密工作的主体，机关办公室工作人员尤其机要秘书等应该具有居安思危、高度警惕的责任意识。同时行政公文保密管理过程，如借阅、传阅、保管、销毁环节涉及到行政机关内部各层次领导与工作人员，所以公文保密管理需要机关内部所有人员的互相监督、共同负责，形成具有群体意识的管理保密意识。行政机关要根据行政机关性质、规模和发展需求我国“六五”公文保密管理规划规定，对《保守国家秘密法》与《保守国家秘密法实施条例》进行大力宣传，为公文的管理保密工作开展奠定意识基础。其次，加强公文管理队伍的建设，提高行政机关人员综合素养。高素质的行政公文管理队伍是行政机关公文管理工作重要的保证，因此行政机关要从提高人员素质、强化人员管理责任入手，一方面认真组织学习行政公文管理条例和法规，结合行政机关公文管理内容及职责，对相关人员进行针对性培训，尤其要根据当前网络化发展趋势，行政机关要将办公自动化等应用到公文管理者中，公文的管理人员要切实提高自身计算机技能，同时行政机关要对相关人员开展公文管理的岗前培训与网络继续教育，提高其公文管理能力，实现公文管理的现代化办公。另一方面，加大对行政公文管理人员职业道德、业务技能等培养，积极引导相关人员人数公文管理和保险工作的作用和意义，同时以具体案例对相关人员进行警醒，增强其责任心和泄密防范意识。.再次，建立健全公文保密管理制度。 为了保证行政公文管理做到有章可循和有法可依，行政机关必须制定公文传阅、公文借阅、公文清退及销毁等规章制度，尤其对机要文件的管理要进行考核，指导促进行政机关公文管理工作质量。例如，行政机关要坚持公文的传阅制度，以流程图或跟踪机制对部分急件或机密文件进行管理，实现机要文件的传递、记录、检查的管理规范，同时对公文进行分级分类管理，尤其对绝密文件要进行单独存放，与一般性公文分开储存，保证绝密文件的管理安全。与此同时，行政机关要严格公文的借阅规范，对涉密公文的借阅严格把关，设立专门性登记制度，要求借阅人对借阅原因、时间及归还时间等认真登记。与此同时，在制度建设的基础上，行政机关要落实具体的监督检查制度，以具体措施推动公文的管理与保密工作持续发展。行政机关必须建立由第一领导到具体职能部门、具体科室的公文管理保密责任制，并定期展开检查工作，努力做到检查流程完整清晰、责任划分明确、奖励惩罚分明，既要树立正面典型予以宣传，也要抓反面典型予以严惩，只有这样才能保证公文管理制度的贯彻落实。最后，加大行政机关公文的數字化管理。行政机关应该根据当前网络技术发展现状及机构公文特点，一方面要加大公文管理的网络化建设，逐步推行纸质公文向电子化、信息化公文的转变，提高行政机关岗位管理技术含量和水平，另一方面对机关网络和公文进行网络监管，尤其对公文数字扫描、刻录、上传、下载等环节进行监管，甚至要建立行政公文网络管理条例，为公文的网络化、信息化设定标准。提高网络公文的使用门槛，保证公文的网络传播方向和效果。

四、结语

行政机关的公文管理和保密工作涉及到行政机关运营效率和信息安全的重要工作，因此我国行政管理机关要根据当前社会发展趋势，采取积极措施提高自身公文管理和保密意识，提升机关对公文泄密情况的处理能力，只用这样，行政机关才能在重要公文的利用、使用、管理、监督等各个方面建立真正高效与规范的工作机制，为行政机关的稳定和职能发展奠定扎实的基础。

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作者简介：杨雯婷，云南铜业（集团）有限公司，党政办公室。业务范围：公文管理。硕士研究生。职称：助理政工师。