浅议卫生计生档案的信息化建设与管理

[摘要]随着国民经济的不断发展，各种新型科学技术在我国多个领域得到了广泛应用。卫生计生委作为管理我国计划生育等任务的重要机构，其档案管理工作也要紧跟时代发展。信息化技术的发展，催生出很多计算机管理软件，而卫生计生的档案管理工作也趋向信息化和技术化。如何做好卫生计生档案的信息化管理，是不容忽视的重要话题。

[关键词]卫生计生；档案管理；信息化建设

在卫生计生档案管理发展过程中，计算机的普及讓档案管理实现了信息化，我国的档案管理信息化起步较晚，因此仍然处于发展阶段。管理技术、管理设备的革新变得至关重要。网络技术和管理软件是我国档案管理信息化的基础，做好卫生计生档案信息化建设，能够有效规避传统档案管理的弊端，提高档案管理的质量和效率。

一、卫生计生档案信息化的重要性

卫生计生档案信息化管理指的是在卫生计生委档案管理工作中，以现代化科学管理理论为基础，运用信息化的方式开展档案管理工作，转变传统档案管理效率低下、出错率高等现象，逐步实现档案管理的信息化、系统化和智能化，让卫生计生档案管理能够满足人们不断增长的需求，顺应社会发展脚步。

随着计算机技术和网络技术的不断发展，管理软件功能越来越完善，为我国卫生计生档案的信息化管理提供了坚实基础。以网络技术和管理软件为基础，卫生计生档案的信息化管理将会表现出传统档案管理无法比拟的优势。卫生计生档案的信息化管理，能够有效延长档案的保存时间，让档案的实用性更强。传统档案管理主要是将纸质档案保存在特别设置的档案室等场所，物理因素对保存效果影响较大，如保存环境、天气变化等，例如保存场所环境较为潮湿，那么纸质档案就容易出现发霉变质等问题。卫生局经过几十年发展，积累的各种档案浩如烟海，想要查询某个档案难度很大，一些重要信息可能随着时间推移而消失。而档案信息化管理很大程度上能够避免这个问题，讲档案以数据形式存储在硬盘里或者电子磁盘上，不仅能够节省特别为存储档案而设置的空间，还能提高档案保存的安全性，在数量巨大的档案中查询想要的信息也变为可能。除此之外，档案管理信息化最大的优点就是查找方便快捷，能够有效提高档案管理的工作效率。使用计算机管理软件让档案的信息更加丰富，软件附带的检索功能让我们随时查询需要的信息，这显然是传统档案管理无法实现的。查询方式和步骤都非常简便，并且不会影响档案信息的保存。

二、卫生计生档案管理存在的问题

（一）卫生局领导对档案管理不够重视

目前卫生局领导对单位的档案管理方法、体制等不甚了解，对档案管理工作缺乏认识导致不重视档案管理。主要体现在：不重视建设管理制度，即使有的单位建立了档案管理制度，也只是流于形式，执行力度并不强，而缺少档案管理制度意味着职责缺失，部分单位并未针对档案管理聘请专门的管理人员：管理方式效率低下，容易出错，目前我国很多卫生局的卫生计生档案管理，采用的仍然是人工管理方式，档案管理水平低下，管理效率不高；部分单位没有具备专业知识的管理人员，而领导也不重视档案管理知识技能的宣传指导，导致职工没有开展档案管理工作的意识。

（二）档案管理专业人才数量不足

领导不重视导致单位档案管理工作建设力度较小，档案管理发展速度缓慢，很多单位仍未实现档案管理信息化。目前卫生计生委中，具备专业知识和技能的档案管理人才数量很少，一些档案管理人员并未经过专业技能训练就上岗，在档案管理工作中经常出现错误和疏漏，对档案的完整性、安全性造成隐患。一些档案管理人员已经工作了十年以上，卫生计生档案管理部门没有新鲜血液，卫生计生档案管理整体质量不高，难以满足不断发展的社会需求，因此，做好人员建设工作也是提高卫生计生档案管理信息化水平的关键因素之一。

三、改善卫生计生档案管理信息化现状的策略

（一）领导要充分重视档案的信息化管理

对于卫生计生委的领导来说，首先应该认识到档案管理工作的保密性，因此必须加强对管理人员的专业培训，提高他们的理论知识储备和专业技能水平，让管理人员能够真正胜任档案管理工作。在社会不断发展的新环境、新形势下，领导要指导档案管理部门完善档案管理制度，实现档案管理工作的可持续发展，提高管理工作的质量和效率。建立更加完善的创新管理制度，恰当的运用现代化信息技术开展档案管理工作。目前卫生计生档案档案管理平台是运用数字信息技术建设的，因此档案资料也要数字化，才能达到数字共享的效果。领导的思想和思维要与时俱进，紧跟社会发展脚步，努力提高档案管理部门的整体水平，才能让档案管理人员成为能够满足新时期社会需求的高水平专业人才。

（二）加强档案管理人才队伍建设

档案管理的信息化和网络化，对档案管理工作人员的综合素质提出了更好的要求，卫生计生委领导要重视档案管理人员的培养，并积极引进优秀的档案管理人才，创新培训形式，更新业务知识体系，适应逐渐增加的档案管理需求。档案管理人员对档案管理的重要性要有所认识，在工作中要不断学习，扩展视野和知识面，多思考和研究。引进优秀的计算机专业人才，具备一定计算机知识的人才才能更好的完成信息化管理工作，从这个角度讲，提高工作人员的职业素养是实现卫生计生档案管理信息化的关键。

（三）完善档案管理方式实现信息化管理

要实现档案管理信息化的可持续发展，需要建立更加完善的档案管理制度，卫生计生的档案管理部门要将录音、视频等数字形式的档案进行处理和存储。现代化档案管理不仅需要先进的设备，还需要完善的管理制度和管理方式。

四、结束语

综上，在我国人口高速增长的情况下，卫生计生档案管理工作也愈加重要，完善制度，采取恰当的管理方法，才能真正实现档案信息化管理的合理应用和可持续发展。