培养应用型本科院校新入职教务秘书执行力的思考

摘要：培养新入职教务秘书的执行力，对其顺利开展工作有着直接而深刻的影响，继而影响教务管理的质量。本文针对应用型本科院校的实际情况，从认识新秘书面临的形势出发，提出了一条路子、两类经验、三种精神的三点策略以供参考。

关键词：应用型本科院校；新入职教务秘书；执行力；培养

中图分类号：G473 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）08-0132-02

教务管理是保障教学秩序、提高教学质量不可或缺的活动，教务秘书是教务管理活动的主要执行者，教务秘书执行力的高低对教学秩序的监督、教学质量的落实起着重要的作用，而执行力的培养与提升要从新教务秘书抓起。新教务秘书首先应该认识基本的校情并联系学校内部的管理体制改革和教务秘书队伍专业化的发展趋势，找准目标定位。

一、应用型本科院校新入职教务秘书面临的形势

1.应用型本科院校内涵建设对新入职秘书的定位。内涵式发展是应用型本科院校选择突出“地方性”、“应用型”特色，通过培养应用型人才、打造双师型教师、加强产学研合作等发展高等教育的路子。“内涵式发展”作为应用型本科院校的发展取向，强调高质量的应用型人才培养，不仅重视学校的一切工作围绕提高教学质量而展开，同样也重视为此提供服务的教学管理。教务秘书是教学管理部门的基层梯队，是具体教学管理的执行者，对教学规范的落实和人才培养的质量起着重要的作用。随着应用型本科院校由数量、规模的发展向内涵式发展的转变，教学管理的思想和理念也发生了转变，对新入职的教务秘书不仅需要做好日常的教务工作，最好也能具备教育学、心理学、管理学方面的基本知识，改革单纯的经验管理、行政管理，形成科学的管理模式。

2.校系（院）两级教务管理模式对新入职秘书的定位。应用型本科院校正在逐步进行校系（院）两级教务管理模式的改革，学校的教学管理将更多办学和管理的自主权下放给二级系（院）。管理重心的下移意味着管理职责的承担，学校教务部门采用目标管理，二级系（院）的教务秘书需要处理更大范围的工作任务，更多环节的工作跟进。这加重了教务秘书的参谋与助手的职能，不仅需要能协助系（院）领导出谋划策，做好“上情下达”工作，也需要深入教职工队伍和教学环节中收集信息，做好“下情上达”工作。同时，也更强调教务秘书的沟通与协调的职能，不仅包括系（院）内部的各教研室、教师、师生之间的沟通，更包括与其他系（院）、学校教务等职能部门的沟通。新入职的教务秘书要尽快适应两级管理的新模式，明确工作责职，找准工作方式，调整好工作态度，主动配合学校进行两级教务管理模式的改革，更好地为学校和系（院）服务。

3.教务秘书队伍专业化发展对新入职秘书的定位。教务秘书队伍的专业化是应用型本科院校通过错位竞争求“突围”，实现内涵式发展的重要保障，其关键在于教务秘书个人的专业化发展。二级系（院）的教务秘书是教务管理组织中最基层最活跃的组成部分，教务秘书队伍的专业化发展是高等教育管理发展的必然趋势，通过提升教务秘书的执行力是促进专业化队伍发展的有效途径。执行力就是教务秘书开展教务管理的能力和效率，若教务秘书的执行力不足，教务秘书专业化队伍则难以形成，这势必影响教学工作的顺利进行，影响教学质量的低耗高效，影响教务管理模式的改革进程，最终影响应用型本科院校的内涵建设。新入职教务秘书要清醒地认识到时代赋予的岗位定位，了解岗位所需的能力要求，选择适合自己的发展道路。

二、应用型本科院校对新入职教务秘书执行力的要求

1.具备基本的工作能力。首先，需要具备基本的沟通与协调的能力。在两级教务管理模式下，教务秘书位于上情下达、下情上传的中间环节，一方面强调加强和系（院）直接领导的沟通，遇到问题能第一时间向领导汇报，做到上下协调一致，并严格遵守自身角色定位，为领导决策提供真实准确的信息参谋；另一方面强调在教学管理上与学校教务等职能部门的沟通，取得部门间的相互配合、支持与帮助，保障教学管理过程的顺利进行。其次，需要具备基本的统筹与兼顾的能力。在应用型本科院校中，教务秘书工作一方面是行政管理，一方面是学术管理；既是对事的管理，又是对人的管理；既包括大量的常规性工作，又包括随机的突发性工作。如何根据各类工作的特点，抓住教务管理的重点，分清轻重缓急，梳理工作事项，安排工作顺序，这要求新入职教务秘书具备基本的统筹兼顾能力，能有条不紊地处理工作，并锻炼直面复杂局面的魄力。再次，写作与表达的能力是教务秘书不可或缺的一项基本技能。在日常的工作中，教务秘书经常需要拟定教学通知、撰写工作计划与总结、汇编各类文件与报告，这都要求教务秘书具备良好的逻辑思维和写作表达能力，能将各项通知、报告等清晰准确、简明扼要地传达给教师和学生。

2.熟悉教务管理工作流程。教务管理的目的在于保障教学正常运行，提高教学质量，促进人才培养。这个目的分解下来，就会有大量具体而细致的工作需要教务秘书来完成。教务秘书需要具体执行各项教学管理制度和章程，完成与教学管理有关的各项环节。这类工作千头万绪，琐碎又繁杂，特别是在开学初与学期末，工作任务应接不暇，所以，这就要求新教务秘书在工作中用心记下各项工作的步骤与流程，做到举一反三，熟练掌握。

3.运用教务管理技术手段。教学管理的网络化、信息化将是教务秘书工作的重要手段之一。充分利用校园OA网发布教学文件、各项通知，这种无纸化办公将很大程度上提高工作效率，减少人力资源浪费。同时，各高校正逐渐采用教务管理系统进行教务管理，像是教师授课任务安排、学生各类成绩登记等内容都通过教务管理系统完成。因此，新秘书需要做到能通过办公平台、教务管理系统来提高和创新工作效率，促进学校管理的现代化和科学化。

三、培养新入职教务秘书执行力的主要策略

1.选择一条路子：在做中学。我们可以通过观察新教务秘书在日常工作的行为来解释新秘书执行力的培养。不难发现，真实情境中的执行力培养不是简单的各种文字的口号式的呐喊，而是与同事的沟通协调、任务的分派布置、资源的优化配置等很多因素相关。新教务秘书的这种没有正式指导下的学习需要他们自觉地形成这样一种学习关系：这不同于正式学校环境中的学习，既没有明显的教，也没有权威性的指示，需要的却是新秘书自觉主动地学，在工作中学习，即新秘书在完成工作的过程中与其他人交流切磋，为工作中遇到的问题寻求解释，并在不断的沟通反馈过程中解决问题。总之，新秘书执行力的培养，不是通过照搬某种正确答案而产生，而是通过在实际的教学管理过程中，对手头上正在进行的工作的理解和解决而形成的。

2.结合两类经验：他人经验和自身经验。对于新秘书这类被认为缺少经验的人而言，在其成长的道路上必然要向其他有经验的教务秘书学习，从而更快地适应工作。新秘书都希望能拥有老秘书的经验来抵御工作中遇到的变数，在潜意识中都认为刚毕业的新人满脑子都是理论，没有经验，做不好工作。实际上，过分迷恋经验，容易形成以经验为借口的不负责任的开脱，对执行力的培养有着反作用。同时，不经过反思与批判，将他人的经验拿来就用，这种被动的零碎的经验无法使新秘书对自己的行为做出正确的判断，同样不利于执行力的培养。如何能有效地利用经验来培养新秘书的执行力，我们可以这样理解：经验包括经历和体验，新秘书们只有经历了发生过的事情，体验到这个过程赋予的意义，才算是吸收他人的经验，变得有经验了。所以，在遇到问题时，新秘书不应该将他人的经验简单地照搬照用，而应该先反思，从整体上了解他人经验的整体情境，洞悉经验背后的实质，然后才能真正地为我所用，批判性地实践，并转化为自己的经验加以积累，以培养和提高执行力。

3.强化三种精神：主动精神、创新精神、学习精神。能否积极主动地承担工作是新秘书执行力的第一要求。拥有主动精神，首先表现在新教务秘书主动地树立服务的观念，这是解决好为谁服务的关键。教务秘书要处理好与各方面的工作关系，就要主动热情地投入工作，塑造良好的工作氛围，使执行力有一个好的运行环境。其次表现在新教务秘书主动地将服务落实在各项教学管理工作之中，这是解决好如何服务的重点。教务秘书在对待琐碎具体的教学管理任务时，比如教材订购、学分统计、考试安排时，要认真细致、一丝不苟；在具体执行学校制定的规章制度时，要主动与师生沟通，了解师生的想法意见，换位思考问题，主动为师生着想。教学管理工作是一项规范化的工作，在强调工作态度的严谨细致的同时，也要求有创新精神和创新实践。新教务秘书可以从三个方面理解：首先是工作观念上的创新，尤其是在高等教育改革和两级管理体制改革的背景下，教务秘书要改变传统教务秘书是“勤杂工”的观念，突出参谋与助手的职能；其次是工作思路上的创新，应用型本科院校寻求内涵式发展，强调产学研合作办学，教务秘书的学术管理就包含了教学管理和科研管理，教务秘书要思考如何使教学管理与科研管理相结合，通过教学管理带动科研管理，使科研活动与教学活动相互促进、共同提升；最后是工作方法的创新，教学秘书需要具备科学的管理方法，以最优化的资源配置实现优的管理效果，在教务管理的事务性工作中，以规范化的科学方法减少降低人财物力的成本，提升执行力效用，促进管理的规范化和科学化。新教务秘书的工作过程，也是一个学习的过程。由于从事教务秘书岗位的人员所学的专业一般与从事的工作岗位不一致，对各种有关高等教育的知识，如高等教育管理学、高等教育管理心理学等接触较少，比较陌生，而这样的不甚完善的知识结构将会影响新教务秘书对领导意图、文件精神的领悟不够深入和透彻。基于此，新教务秘书要善于利用学校提供的继续教育的平台，学习相关的高等教育管理理论、提高理论素养和教育管理水平，不断更新知识结构，锻炼综合能力，培养与提升执行力。

综上所述，应用型本科院校内涵式发展和两级教务管理模式改革的趋势决定了培养执行力是新入职教务秘书当务之急的需要。并且从新入职教务秘书自身发展的角度上看，这更是亟需发展的和易于被接受的。其中的关键在于新教务秘书能否自觉适应所面临的形势，达到所规定的要求，从“做中学”，在由他人经验和自身经验建构的背景中重塑教学管理的观念、思路和方法，以积极主动的工作热情、开拓创新的工作态度和不断学习的实际行动，真正养成高效的执行力。

作者简介：杨焓（1987-），女，福建莆田人，硕士，研究见习员，主要从事教务教学管理与研究。