大数据背景下电子档案管理的应用局限及思考

摘要：在大数据的时代背景下，电子档案管理逐渐成为机关事业单位档案管理的主要模式。档案管理电子化弥补了传统档案管理的诸多不足，但也在实际应用过程中凸显出一些局限性。本文通过对比电子档案与纸质档案，从电子档案管理的标准化规范化、依赖性安全性以及人员素质水平方面指出其存在的问题，思考并提出相应的解决措施。

关键词：大数据；电子档案管理；应用局限；思考

以互联网+和大数据为特征的信息时代正深刻改变着人们的生活，在此背景下，档案管理也逐渐由传统纸质化管理向现代电子化管理转变。电子档案已成为机关事业单位不可或缺的重要信息资源，电子档案管理亦成为机关事业单位最为主要的档案管理方式。所谓电子档案，就是以光盘、磁盘、U盘等介质为储存载体，能够被计算机所识别并处理，同时可借助网络进行传递共享的信息材料。对电子档案进行管理，涉及到电子档案收集建立、整理归档、处理加工、使用更新等各个环节。

1.电子档案的特点——基于与纸质档案之比较

电子档案与纸质档案都是通过实践所产生的有价值的信息资源，二者既有共性又有差异。对于现阶段档案资料，大多数电子档案均以纸质档案为基础，电子档案的录入、核对及更改在一定程度上须参照纸质档案，且档案由纸质化向电子化转变，是档案管理技术的发展及历程的延续。同时，二者在诸多方面存在差异，例如文件的分类归档、利用更新方式不同，资料载体的保存方式不同，对管理人员的技能要求不同等等。

总体来说，电子档案与现今信息化时代的要求更为贴切，但目前依然无法完全替代纸质档案，二者各有利弊。

纸质档案是传统档案中最主要也是最具直观性的档案管理方式，能够直接获取和记录最为需要的信息。纸质档案所收集资料为原始性资料，因此具有很高的人文价值，随历史的不断发展，纸质档案会成为人类文明探索的重要资源。纸质档案的有效生成须经相关人员的签字或盖章，具有一定法律效力。纸质档案管理对工作人員的技术要求也相对较低。同时，纸质档案对信息的存储容量有限，当档案资料较多时，会占用大量空间，资料查询利用也相当不便，且由于纸质载体的特殊属性，档案在储存时需格外注意防火、防潮、防虫蛀。

相比之下电子档案能够解决纸质档案所具有的绝大部分问题。电子档案借助磁盘、光盘等载体，具备充足的存储密度，对占地空间要求小。此外，在电子档案系统建立完备的情况下，档案的接收、归纳、查询、抽调及使用都非常快捷和便利，不仅便于档案的统一管理，还能够简化繁琐的工作步骤，缩短各环节时间，大大提高工作效率。但鉴于电子档案管理的现状，尚不能完全脱离纸质档案作为基础，因此电子档案信息在系统性、可靠性及安全性等方面仍存在局限，详见电子档案管理应用局限部分阐述。

2.电子档案管理的应用局限

我国电子档案管理较部分发达国家而言起步相对较晚，在理念、技术等方面尚不成熟，在应用过程中仍存在一些局限性。

2.1电子档案管理欠缺标准化和规范化

尽管目前大部分机关事业单位采用电子档案管理，但各单位之间以及单位各部门之间仍缺乏规范化和标准化的管理。例如不同单位使用不同的档案管理系统，单位内部的档案管理系统不完善，各部门间电子档案模板不统一，格式千差万别等等，诸多欠标准化的操作导致档案信息无法快速的实时共享，也给档案的转入及转出造成不便。此外，诸多单位虽采用电子档案管理方式，却缺少相应的管理规范和操作流程，导致工作说明不清晰。相关领域的法律法规也有待完善。

2.2电子档案信息依赖性大且安全性差

电子档案的依赖性，体现在对纸质档案的依赖以及对计算机等媒介的依赖。当前我国并未完全实现档案信息电子化管理，许多电子档案资料仍需从纸质档案中提取再进行信息化处理，在信息转化过程中，各个环节稍有不慎便可能导致信息缺失或变动，因此电子档案信息的原始性、完整性和真实性并不能得到充分保障，相同档案资料的多次收集，也在一定程度上导致重复劳动，加大工作人员工作量。由于电子档案必须借助计算机等硬件设备才能加以使用，令电子档案的使用条件受到限制。磁盘、硬盘、光盘等作为电子档案的储存介质，一旦受到物理环境的影响造成损坏，就会导致档案信息的丢失，且这些磁性媒介的使用期限不稳定，损坏状况也不易观察，工作人员不能及时发现档案储存载体的问题，对档案进行转移或备份，从而给电子档案的长期保存带来风险。此外，电子档案不像纸质档案能够有形的呈现出来，一旦遭到恶意篡改，不易被发觉。同时，就目前计算机技术而言，病毒、木马、黑客的侵入也会导致档案资料被窃取乃至丢失。无论是信息的储存还是保密角度，都对安全性提出了较大的挑战。

2.3电子档案管理人员素质水平有待提高

相对纸质档案而言，电子档案对工作人员的技术水平要求更高，特别是计算机技术。很多工作单位对电子档案管理专业人才团队建设不够重视，没有为电子档案管理岗位及时匹配相应的人才，对工作人员也缺少相关技能领域的培训，以致管理人员技术水平达不到要求，无法准确识别和选择合适的储存媒介，在电子档案遭到读取失败、恶意攻击等紧急状况时，也不能及时查找并排除故障，从而降低工作效率。

3.针对电子档案管理应用局限的解决措施

3.1推动电子档案管理工作规范化、标准化

实现电子档案的规范管理，首先要建立统一的电子档案管理系统，一切档案管理工作都基于系统开展，从而确保部门间信息沟通的顺畅。除统一管理系统外，档案资料录入时最好使用通用的文件格式，或保证文件的兼容性，以便信息能够有效读取和使用。针对不同单位间的电子档案规范化问题，建议性质类似的单位采用同一标准的系统，从而在必要时实现档案的跨单位共享。此外，须对电子档案管理的各环节制定明确的工作任务和流程说明，使工作内容更加具体化和清晰化。最后，应进一步完善相应法律法规，尤其是针对档案的有效性和保密性方面，通过法律的约束使电子档案管理更加规范和标准。

3.2增强电子档案管理安全性建设

我国目前多数机关事业单位的档案管理模式采用纸质档案与电子档案“双套制”和“双轨制”管理，使得电子档案信息失真或受到质疑时，能够及时通过参考纸质档案进行核查和改正，一定程度上缓解电子档案信息的准确性及可靠性问题。在电子档案载体的放置与保存上，应尽量保持物理环境的整洁，避免强光、潮湿和磁场干扰，同时在一开始对媒介进行采购时，尽量选择耐高温、防潮的高质量材料。对于因计算机技术产生的安全性问题，可建立安全系统、设置防火墙、定期进行计算机体检，查杀木马、病毒等等。此外，将档案资料设置为“只读”模式，能够有效避免信息的非法复制和篡改。最后，对电子档案资料定期梳理检查并及时备份，是降低档案资料安全隐患的重要措施。

3.3提高管理工作人員专业水平

我国电子档案管理仍处于积极发展阶段，各机关事业单位应积极学习交流先进的电子档案管理理论与实践，重视电子档案管理人才团队的建设。在进行人员招聘时，严格遵守职位分析和职位描述，力求所招人员的能力能够胜任岗位的任务要求。日常工作过程中，定期组织管理人员进行培训，例如电子档案的不同管理模式、储存介质的保管方式、计算机安全防护等等，通过培训不断提高其技术水平和工作能力，从而应对不断出现的新问题。为增加工作人员自身的学习积极性，还可适当采取一些激励和考核措施。管理人员素质水平的提高能够促进其更高效地开展工作，对电子档案管理整体水平的提高具有直接显著的影响。

4.结语：

在信息交流密切且迅速的当今时代，电子档案管理尽管在实际应用中仍然存在问题，但因其高效、快捷、便利的特点，依然成为诸多机关事业单位的首选。我们应直面管理工作过程中的问题，积极主动地探寻解决措施，充分发挥电子档案管理优势，为档案管理工作提供更好地服务。

参考文献：

[1]方芳，李书锦，姚路明. 浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性[J].科技情报开发与经济，2011，21（02）：138-140.

[2]周海霞. 电子档案管理中几个关键问题及解决对策[J].黑龙江科技信息，2016（34）：271.

[3]沈巧玲. 电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].兰台内外，2017（05）：35-36.