写好文字材料最有效的“诀窍”

下面是小编为大家整理的写好文字材料最有效的“诀窍”,供大家参考。

以文辅政是党政办公室的首要职责，起草各类文字材料和调研报告是文秘人员的第一要务。结合多年的实践，就文字写作问题谈谈个人的浅见。

写好文字材料最有效的办法（所谓“诀窍”）就是结合自己的实际工作，多学、多记、多思、多看、多写、多练，简单的说就是多读、多写、多研究。“常看胸中有本，常写笔下生花”，多思才能“思风发于胸臆，言泉流于笔端”。看什么书的问题，我讲点自己点体会，提倡读三类书：读政治书，以养大气；读专业书，以养才气；读休闲书，以养灵气。多写就是常练习。鲁迅先生讲：“文章应该怎样做，我说不出来，因为自己的作文，是由于多看和练习，此外并无心得或方法”。欧阳修也说：“无他术，惟勤读书而多为之，自工。”俄国小说家、戏剧家契诃夫亦言：“头一个条件是必须写得多，总会有所成就的”，“必须写、写、写”！所以说，写作是一种能力，这种能力不是靠“听”出来的，也不是靠某某人传授出来的，而主要是靠“写”出来的。真正写出有价值的材料，功夫还要下在研究上，所谓材料是研究出来的。

一、关于领导讲话

领导同志的讲话,是根据会议或活动的需要决定的,题材比较广泛,常用的有:工作报告、会议总结、活动动员、活动总结、工作意见、情况汇报、情况说明、开幕词、闭幕词、欢迎词、贺词等等。起草领导同志讲话,是一项既非常重要又非常艰苦的工作。所谓“非常重要”,是指领导同志的讲话,通常是会议或活动文件中的主件,不仅对开好会议、搞好活动本身起着重要作用,而且对贯彻会议精神、推动工作开展也将产生重要影响。所谓“非常艰苦”,是指起草领导同志的讲话,是一项艰苦的劳动,要求的标准高,耗费的精力大,审定的环节多,必须投人足够的精力反复思考。要下功夫努力使领导讲话做到“五有”，即有智：观点新颖，思想深刻；有情：真诚率真，感人至深；有力：一针见血，措施得力；有文：巧于修辞，文采斐然；有趣：亦庄亦谑，幽默风趣。这需要下很大功夫。

提高领导讲话起草工作的质量和水平，必须把握综合文稿的内在规律性，悉心研究其主题、结构、逻辑等特征。

兵法上讲，“兵无常式，水无常形，战无常法”。那么起草领导讲话稿也是如此，叫做“文无定法”。“无定法”只是说没有唯一的一成不变的方法，不是说根本没有章法，文章自有文章的规律可寻。毛泽东说，一篇文章或一篇演说，如果是重要的，带有指导性质的，先要提出一个问题，接着加以分析，然后综合起来，指明问题的性质，给予解决的办法。

领导讲话稿的结构分外在结构和内部结构。所谓外在结构主要是指文章的标题、讲话者姓名、讲话时间、称谓、开头、正文、结尾几部分构成，这里就不多讲了，重点讲一讲讲话稿的内部结构。内部结构主要由层次、段落、过渡、照应等要素构成。

(1)层次。层次是指讲话稿内容的划分和安排次序，是作者认识和表达问题思维进程在文稿中的反映。领导讲话的层次安排主要按如下思路构成大的结构框架，然后再围绕大的结构，提出第二层次和第三层次的结构和内容。

第一层次，为什么开展这项工作；

第三层次，如何才能保证把这项工作搞好。

(2)段落。段落是指讲话稿思想内容在表达时，由于转折、强调、间歇、整齐等原因造成的文字停顿。通常称为“自然段”。划分段落时要注意段落的单一性、完整性、匀称性、特殊性和段落的联系性。组织好讲话稿的段落，对于讲话者清晰表达思想，听话者准确理解文稿内容具有重要意义。

(3)过渡。过渡是上下段落、前后层次的连接和转换。一般情况下，一篇成功的讲话稿都要通过段落过渡、句子过渡、词语过渡、标题过渡等方法，使讲话稿结构上下贯通，前后衔接，以便听众的思路能跟上讲话者的思路。

(4)照应。照应是指讲话中的内容前后呼应、互相关照、互相联系。因为讲话稿的内容是步步发展的，因此，为避免出现矛盾和遗漏，有的内容需要在不同的地方相互照应和呼应，以保证内容一致。常用的照应方法有三种：①与标题照应，解答或论证标题提出的问题：②与前文照应，解答或论证前面提出的问题；③首尾照应，在结尾处回答开头提出的问题。

章、节、目的各级标题是文章的一个索引和提示，也是听众最需要记住的内容，所以标题一定要醒目。大致有三个需要注意的问题：一是标题要具体。具体就是有所指，别人通过题目就可以大体知道文章的内容。二是要与文章的内容相对应。标题是文章内容的高度概括，题目和内容必须统一，否则，就是跑题。三是标题要新颖。文章的内容新，题目也要新，新颖的题目会一下子引起听众的关注。领导讲话的各级标题可以采取多种方法，不拘形式，但要基本做到大体对仗或者体例相当。主要的标题有以下三种形式：一是论断式标题，即一个标题就可以是一个观点。如：小标题“正人先正己”、“欲将取之必先予之”、“众人拾柴火焰高”、“用重典治顽疾”。这是典型的论断式标题。政府系统较多采用这种标题。二是提示性标题。以一个主题句为引领，而后展开阐述。如：“第一，开创新局面，要对工作形势有新认识；第二，开创新局面，要在机制创新上有新思路；第三，开创新局面，要在重点工作上有新突破；第四，开创新局面，要在服务大局上有新举措；第五，开创新局面，要在组织领导上有新加强”。三是用一段概括性的话作为标题。这种情况比较少见，我就不举例说明了。

结尾的写作方法很多，常见的有：一是总结式，即把讲话的主要内容进行总结归纳概括，这种结尾方式既是讲话稿的终点又是启发人们思考的起点；二是发出号召，提出希望式，即向与会者或有关人员指明方向，发出号召，提出希望；三是展望未来，鼓舞斗志式，即对未来的前景作展望，拨动听众的心弦；四是感谢式，即向与会者或有关人员表示感谢，这种结尾方式能使听众备感亲切，有助于缩短讲者和听者之间的心理距离，融合讲者和听者的感情；五是哲理式，即通过总结作出哲理性结论给听众以启发；六是含蓄式，即通过提出问题给听众以回味。

二、关于调研报告

完整的调研报告至少应该具备以下三个方面的内容：

1、对基本情况的分析

基本情况的分析是在占有材料的基础上进行的。写好调研报告，占有材料是非常重要的。“没有调查调研就没有发言权”，材料是调研报告的物质基础，这点非常重要。

通过调研或其他途径得来的材料可能是零乱的、琐碎的、良莠不齐甚至是虚假的，也不是所有的材料都有同等的价值。我们要对已经掌握的材料进行甄别，去粗取精，去伪存真，进行认真的组织和整理。应该特别注意的是，对一些个案材料的典型意义或普遍性，一定要作客观的分析，既不可一叶障目，被一些主观臆断具有典型意义的材料所蒙蔽，也不可粗枝大叶，不作分析就轻易舍弃。实际上，材料只有在一定的时空条件下才有意义。所谓材料的典型意义也只是在特定的时空条件下，最具代表性，最能说明问题的材料。

在实际写调研报告的时候，情况往往是这样的，就是在动笔写报告之前，必须对材料进行分析，在分析材料的基础上，找到最基本的问题所在，要产生一些最基本的观点，要明确调研报告的主题。这种基本的观点可能在你实际动笔之前就要形成，而且这个观点要成为主题，要贯穿全文，要对整个报告要起到支撑的作用。在实际写作中，还要按照这个观点来对材料进行组织，把确有必要的材料写进报告里。所以在实际写作之前，决不能是开始什么都不想，把材料拿来写着看，这样是不会写出好报告的。

2、对问题的深度思考

调查研究要对情况把握中提出的问题上升到理论的高度，进行认真地、科学地、深入地分析，揭示事物发生、发展的原因、规律和趋势。分析一定要有深度，李瑞环同志曾经说过一句很深刻的话：“反复出现的问题，一定要在体制上找原因；经常出现的问题，一定要在规律上找原因”。要通过理论分析、理论思考来表明自己的观点，这是报告的价值所在。要把道理说清楚、说得让人信服。比如对市政基础设施建设项目库建立的分析。表象上看是向一个规划和建设的关系问题，其实细细分析会发现项目库对城市建设的科学发展、理性发展、构建和谐和提高管理水平，都有重要意义。再比如，公交优先发展战略的实施，表象上看就是解决老百姓出行难问题，其实对实现交通与城市发展的互动，交通引导城市建设发展，构建资源节约型和环境友好型社会，同样有重要的意义。这虽然是简单的分析，但能说明深度分析的必要性。一个人是否有驾驭材料的能力，就应该体现在这部分内容当中。有些同志本身理论功底、理论准备不足，材料搜集上来很多，但还是写不出好报告。

当然深入思考、深度分析不同于写理论文章，要把道理讲清楚，但讲道理也要生动，不能是从概念到概念的纯粹理论推理。以讲道理为主，也要和事实结合起来，要有事、有理，有具体、有抽象，防止和实际的脱节。

3、提出对策建议

调研是为决策服务的，必须提高调研的应用性，有切实可行的对策建议。对策就是解决问题的方案。体现调研报告实用价值的最根本的就是对策建议。没有对策，决策服务的作用就缺少了依附和基础，调研就失去了目标和方向。

比较起来，提出问题、表述观点还比较容易些，但做出精当的分析，拿出可操作的解决方案就难得多了。调研就是为了解决问题，拿不出切实可行的对策，就谈不上问题的解决，所以，在进行理论思考、深度分析的基础上，要在提出对策上多花力气，多下功夫。对策建议针对性要强，直接针对问题，提出对策建议；要精当；不能和主题相矛盾。对策建议的重点，还是应当放在提出解决问题的思路上，放在对决策有参考价值的建设性意见上。提出可操作的对策建议，应注意这样几个问题：一是要具体实在，不能空泛议论，大而化之，不能是人所共知、放之四海而皆准的空话、废话。二是有新思路和新见解，不能套用已经成为明日黄花的老路子。三是要用市场的、改革的和创新的办法解决问题。

以上三个方面，构成了调研报告的基本内容。这三个方面，简单地说，就是“摆事实、讲道理、出主意”。

当然，三个方面也不是平均笔墨，要根据不同的需要适当取舍，有的甚至只侧重于一个方面，集中力量写透。

三、关于史志编写

（一）史、志基本常识

史，就是记事。

志，就是记述。

志书、史书的体例特点：“体例之于方志，有如栋梁之于房屋。”志书有特定的编写格式和组织形式，要素有三：体裁、结构、门类。

1．体裁

即表述形式，分为述、记、志、传、录、图、表七种。

述：总结性的概述。

记：大事记。

志：编书的主体部分，是各个部门全部工作的总合。（撰写员需要主要提供材料的部分）

传：对突出贡献人物或集体的记述，分独传（个人立）和合传（集体立）。

录：附录，正文当中没有记载或不宜收录的又对成书有帮助的内容。

图、表：需要说明情况时随正文而行，或附在书后。

2．结构

即组织形式、谋篇布局，分为概述、大事记、分志、人物传、附录五部分。

概述提纲挈领，概括总论；大事记树其经（以时间为序立起纵轴）；分志支其纬（分专业列出各部分排开横轴）；人物传奠其后；附录补充述记。

志的部分要横分竖写，按工作情况分部分，沿时间顺序记述。

（二）怎样编写史志

1．应注意的问题

（1）时空界限的分割：志主要是时间界限，即从何时起到何时止。

（2）述而不论：应该具有资料性质，观点寓于记述之中，不独立发表评论。

（3）详略得当：贵在详尽，做到详今略古（以近时的史料为主要叙写对象）、详独略同（以部门独特、个性内容为主要叙写对象）、详本略末（以基础资料和重点工作为主要叙写对象）。

（4）实事求是：客观记述，不添加议论。

2．材料的收集和长编的完成

（1）材料的收集。

资料收集分为文献资料、口碑资料、实物资料。方法总结为五个结合、五个先后，即查阅与采访相结合、个别采访与座谈相结合、编写长编与入志稿相结合、广征与特约相结合、专业工作与发动群众相结合；先活后死、先找口碑资料后找文献资料、先找内部资料后找外部资料、先收集时间近的材料后收集时间远的材料、先解决易的材料后解决难的材料、先收集急切需要的材料后收集可以放缓的材料。

资料考证，忌讳拿别人材料直接用，应经过判断、考证、核实。对一事多说应辩伪存真，去除伪史、假象和误传。考证的标准应以档案材料、内部材料、近时近地的材料、事件中主管人的材料、亲身经历者的材料、第一手材料、统计部门材料为准。

（2）长编的编写

长编要经过筛选、考订、按照编写思路形成。

长编的要求宁失于繁、不失于略，应该是经过了梳理做到详细、丰富，围绕篇目进行编写。

长编应包括六个要素：时间、地点、背景、人物、经过、结果。资料要素不可遗漏。

（三）怎样编写《大事记》

大事记是用简明的文字按时间顺序扼要地记载一定历史时期内发生的重大事件，揭示重要事件和活动的发生、发展过程以及它们之间的关系的参考资料。以时为经，以事为纬，简明的记载和反映一定范围内各种重要史实的资料和工具书。

1、大事记的作用：

（1）从纵的方面为利用者研究历史提供史实梗概。

（2）补充档案史料汇编、历史著作和地方志不足，为编史修志提供可靠的资料。

（3）为回顾历史、总结经验提供线索和依据。

2、大事记的书写格式

以年度为段落，月日顶格，内容在月日右侧书写。

大事记以按时间顺序记事为主，时间顺序是对大事条目进行编排的基本依据。编者可根据大事记的繁简程度，灵活进行编排。

3、大事记的选事原则及范围

由大事的时间和大事记述两部分组成展示历史发展的概貌和规律。大事记的选事原则：紧紧围绕大事记所要记述和反映的对象，勾勒全貌，突出重点，大事要事必载，小事琐事不取。因此，应选择影响大、具有历史意义和查找利用价值的事件。主要应有：

（1）本机关的重要组织变动情况。如：机关的建立、内设机构设置、职权范围的调整、人员编制、主要任务及分工、领导人的任免、变动、机关所在地的迁移，名称改变等。

（2）本机关的主要工作活动。包括发出的重要文件、领导的重要批示和口头指示等。

（3）本机关的重要会议情况。会议名称、出席人员范围、任务、主要议题和决议等。

（4）本机关的重大发明创造、科研成果、重大工程的基本建设和失误教训等。

（5）本机关领导、职工出国访问、进修、考察和接待外国友人活动的重大事件。

（6）与有关单位交往活动情况。经验交流、相互协作、联合办企业等。

（7）上级机关对本机关的重要领导活动情况，重要批示等。

（8）其它需要记载的各种大事、要事。

4、大事记编写要求：

1、内容要真实，观点正确。所记述的内容要符合客观实际，不得随意加进编者的主观见解，更不准歪曲事实。

2、文字要简明、扼要。对所记载的内容一定要做到“大事突出、要事不漏”。一般一条一事，每条大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等均应揭示出来。

3、时间要准确。按时间顺序逐年逐月逐日记载，有的甚至要确切到时、分、秒。如有的没有时间或时间不够准确，应尽力进行考证。

四、关于语言文字

语言是思想的外衣，文章的肌肤，表情达意的工具。有些材料语言不精彩，就很难打动人心，甚至很难让人听下去。象毛泽东说的“语言无味，面目可憎”。领导讲话和调研报告的语言要准确、鲜明、生动、简练。首先要求合乎规范，让人能够容易理解。其次，还要讲的透彻，不仅能让人懂，并且让人懂得容易；再次，尽可能让人感动，不仅懂了，并且发生兴趣，令人信服，产生共鸣；同时，语言又要经济，表达很敏捷，不笨重，不迟滞。简言之，就是要用最经济的语言材料，传递尽可能大的信息量，达到尽可能高的准确性和可理解性，收到尽可能好的表达效果。有人以为语言生动就是在规范性的语言上再涂抹点脂粉，加上点花哨，这种理解是极端错误的。前一段研究室学习***同志关于改进文风的讲话，在一次内部讨论中，我提出改变文风重点解决四个方面的问题：一是大话套话的问题，二是云山雾罩的问题，三是雾里看花的问题，四是隔靴搔痒的问题。领导讲话和调研报告不要用无关紧要的空话、套话和官样语言（开头就是三个代表）。领导讲话和调研报告不是文学作品，不要去追求文字的修饰性，不要去采用文学写作中的那种积极的修辞方法（主要指喻、比、兴等修辞方法。如比喻：象黄河巨浪汹涌澎湃；比拟：大海一样的深情；拟人：柳丝万缕，好像在频频招手欢迎每一位光临的旅人等等）。当然也不要为了所谓的语言生动，过多使用民间口头语言的“大白话”（要慎用俏皮话、歇后语、时尚语言等），尤其不能耍贫嘴，不能陷于油滑。积极的修辞方法或者“大白话”容易造成逻辑上的不严谨，不科学。

领导讲话和调研报告是给别人听、看的，现在的领导日理万机，很难有时间作太长的报告，所以讲话材料要尽量写得短小精练。写短文章还有一个很简单的道理，我们不要把闪光的金子埋进沙堆，让领导和听众自己去发掘。我们有时候总想追求全面、系统，总怕别人看不懂，结果报告越写越长，动辄洋洋数万言，总希望写成专著。要知道，文章如果过长，就有可能造成观点不突出，条理性不强，反而埋没了最有价值的东西。古人曾经说过，写文章应该是“删繁就简三秋树，标新立异二月花。”这是形容好的文章应该像深秋的树木，枝干凸显、清晰，像早春二月绽开的花朵一样新鲜。写短文章其实并不简单，需要反复思考归纳，高度凝练，对写材料的人来说，这是一个痛苦的过程。

一个好的综合材料要反复推敲修改。文章的修改如同能工巧匠精雕细刻金石玉器，须精益求精。不管是谁，文章都不可能一次完成，大都经过反复修改，仔细推敲。推敲修改文章是很艰苦的劳动，并不比写文章轻松。“推敲”的典故就很能说明问题（略）。常言说，“文章不厌千回改”，“佳作常从改中来”，领导讲话和调研报告尤其如此。一份好的领导讲话和调研报告，在调研室内部反复修改7次、8次，甚至10余次都是很正常的。语言是否顺畅；最后还要看字、词及标点符号是否准确。这几个环节都要仔细推敲，细细斟酌，才能保证文稿的质量。

五、关于服务对象和受众

我们的服务对象大多是领导。领导的脾气秉性、办事作风和讲话风格，决定了文稿内容起草的风格。适合领导口味是写领导讲话一个基本的原则性要求。所以，做好文秘工作的一个基本功就是要研究领导。不但要研究领导的思路文风，还要注重研究领导的思维方式、工作方式、性格特点、语言习惯，使起草的讲话材料更好地贴近领导风格。

起草领导讲话，要准确领会领导意图，这样才能做到有的放矢，少做无用功。有的领导在部署讲话稿起草任务时，喜欢把文秘人员召集起来，当面指明主题，提出具体写作要求，这是把握领导意图的绝佳时机，也是一条捷径。但多数时候领导并不授意要讲什么，采用什么语言风格，这就要悉心揣摩，根据会议要解决的问题，会议的重要程度和领导平时的思路风格去把握。

领导同志都有较高的水平，也有自己习惯的表达方式，有的领导喜欢用平常套路，有的偏爱用数字，有的逻辑性很强，有的激情很高，有的喜好幽默的语言，有的则对旁征博引感兴趣。因此，要根据领导讲话的不同风格，灵活运用各种不同的写作手法，尽量让文稿内容体现领导的风格。

写文章，还要考虑受众的知识水平，接受能力和思维习惯。比如受众都是领导，文章就要严谨一些，理性一些；受众是普通群众，文章就要通俗一些，感性一些；如果是给外国的机构和人员写信或者公函、致辞或演讲，就不能张口三个代表，闭口科学发展观，要多采用外国人熟悉的语言，至少是他们能接受的语言，采用的数据也要经过一些思考。比如，前些年我和一个同志去日本的一家独资企业搞调研，这个同志给日本人介绍情况，说到经济问题，说政府准备给公务员加工资，以期拉动消费需求，日本人听了很不高兴，说加工资还不是拿的纳税人的钱。给港台地区的人员写信函就要特别注意了，港台地区国学的底子比一般内地人都有厚实，因此，必须照顾到他们的语言习惯。2007年5月连战访问河南，回去后给河南省委书记徐光春写了一封信，信中说：“日前参访之旅，荷承先生延见，聆听请益，设宴款待，多所照顾，尤对全团提供协助，所付心力，永平(连战先生字)体会至深，引企贤劳，深为感纫。”“尤其北京召开第三届经贸文化论坛，两党关系更展新页，今后如能进一步开展，往来频仍，则有劳先生之处，必将与日俱增”。如果让我们代领导回信，你怎么写，恐怕也要采用半文半白的语言，不能用大白话。